Nieuw innovatief E-HRM platform voor ASG
Je salarisstrook, verlofoverzicht en je dossier met voortgangsgesprekken bekijken: voor elke medewerker is het erg prettig als deze zaken goed geregeld en toegankelijk zijn. ASG vind het belangrijk dat alle administratie rondom personeel op een handige én efficiënte manier geregeld is. Daarom beginnen diverse projectgroepen onder leiding van de afdeling Personeels- & Salarisadministratie (PSA) vanaf deze maand met de voorbereidingen van een nieuw E-HRM systeem: VISMA.
Met diverse modules is E-HRM verweven in de haarvaten van de gehele organisatie: de administratie van alle 2.700 medewerkers wordt erin verwerkt. De afgelopen 10 jaar werkte ASG met Youforce van Raet. Dat contract loopt volgend jaar af. Daarom hebben we opnieuw aanbesteed. Met de hulp van een externe begeleider maakte een multidisciplinair inkoopteam een uitgebreide stakeholder- en impactanalyse. Samen bepaalden zij vervolgens een aanbestedingsstrategie.
Een project van ons samen
Alle belangrijke stakeholders, zoals conrectoren, gaven input voor de analyse: het was belangrijk dat heel ASG betrokken werd. Het team haalde bij maar liefst 28 verschillende stakeholders van diverse afdelingen en scholen in het PO en VO in totaal 180 eisen, 96 wensen en 10 gebruikerstesten op. Uiteindelijk schreven drie partijen in, waaronder VISMA. Na intensieve ronden waarin elke partij in vier uur de tien gebruikerstesten demonstreerden, bereikten de projectteams, bestaande uit PO directie en VO personeelsfunctionarissen, per onderdeel consensus: het VISMA-platform eindigde met de hoogste score.
Toewerken naar een succesvolle migratie
VISMA biedt ASG de nieuwste innovatieve E-HRM ontwikkelingen. Het implementatietraject is inmiddels begonnen. Heel 2020 wordt benut om toe te werken naar een succesvolle migratie. Verschillende regiehouders uit heel ASG werken middels projectgroepen aan de voorbereidingen. Kwaliteit borgen en de verdere ontwikkeling van E-HRM staan hierbij voorop. Dit is ook meteen hét moment om opnieuw naar werkprocessen te kijken: hoe kunnen we efficiënter aan de slag?
Verlaging kosten én administratieve lasten
Naast een nieuw instrument leverde de aanbesteding ook een significant kostenvoordeel op: jaarlijks wordt een besparing van € 100.000,- gerealiseerd. Daarnaast worden alle mogelijkheden bekeken om de administratieve lasten van het personeel zo veel mogelijk te verlagen. Meer automatiseringen betekent niet alleen minder werk, maar ook minder menselijke fouten en tijdige signalering. Wie intensief met het E-HRM werkt krijgt uitgebreide trainingen. De verwachting is dat de nieuwe E-HRM per 1 januari 2021 live gaat. Omdat iedere medewerker straks met VISMA te maken krijgt, wordt iedereen meegenomen in deze verandering.
Op de foto staan Annalies Zwart, directeur servicebureau en Bas de Pierre, directeur Visma Onderwijs.