Nieuw digitaal HRM-platform bijna klaar

De inrichting en implementatie van het nieuwe digitale platform voor de personeelsadministratie Visma E-HRM ligt op koers. Corona weerhield de drie ASG werkgroepen (HR, Payroll & techniek + koppelingen) en de consultants van Visma niet om intensief samen te werken aan de inrichting van het nieuwe platform dat met ingang van het nieuwe kalenderjaar Raet Youforce vervangt.

Het E-HRM instrument functioneert op een andere wijze dan Raet Youforce. Het maakt gebruik van ‘taken en signalen’, vertelt René van Dijk, projectleider implementatie E-HRM VISMA. “Voorbeeld van zo’n signaal of taak is ‘medewerker bereikt volgende maand 25-jarig ambtsjubileum’ of ‘controleer de diensttijd van de medewerker en goedkeuring betaling gratificatie’.” Ook worden arbeidsovereenkomsten en correspondentie niet meer fysiek verzonden, maar krijgt de betreffende medewerker een signaal dat er in het E-Dossier een overeenkomst of brief klaar staat met het verzoek om die digitaal te tekenen.

Overzichtelijker
René van Dijk, projectleider implementatie Visma E-HRM, houdt zich al sinds begin dit jaar bezig met de overgang van Raet Youforce naar Visma. Hij verwacht dat Visma als overzichtelijker wordt ervaren door de gebruikers. “Raet Youforce had best wat onhebbelijkheden. Voor een deel kwam dat voort uit het feit dat de functies van Raet Youforce over verschillende databases verspreid waren. Visma heeft één database. Dat is minder bewerkelijk en werkt logischer.”

Voor verzuimmanagement zijn alle niet essentiële taken uit het systeem gehaald. Dit betekent dat de casemanager zich enkel hoeft te richten op wat echt noodzakelijk is voor de wet Poortwachter en zo zijn tijd effectiever kan besteden.

Daarnaast heeft het team de afgelopen maanden het huidige Raet Youforce E-HRM opgeschoond en intensief gecontroleerd, zodat alleen kwalitatief goede gegevens worden overgezet naar het nieuwe Visma E-HRM. Dagelijks worden de aangeboden acties en mutaties verwerkt om alle gegevens realtime beschikbaar te hebben.

Trainingen
De komende maanden volgen de trainingen voor de leidinggevenden en andere gebruikers. Omdat het aantal plaatsen beperkt is, wordt aangeraden om tijdig via de site https://asgacademie.opleidingsportaal.nl in te schrijven. “Dan is dat voor de hectische decembermaand gebeurd en kunnen we met ingang van het nieuwe kalenderjaar op Visma E-HRM overstappen.”

Het project ligt ondanks corona nog redelijk op koers. “Maar het zwaartepunt van het project ligt wel in de maanden september 2020 tot en met januari 2021. Gelukkig worden wij tijdens deze periode ondersteunt door het voor ASG bekende administratiekantoor Confina.”